Mieter einladen — E-Mail oder Link
Zwei Wege, dem Mieter seine Abrechnung zugänglich zu machen. Der Unterschied entscheidet, ob er ein Konto braucht.
Ihr Mieter soll seine Nebenkostenabrechnung sehen können, ohne dass Sie ihm jedes Jahr ein PDF mailen. Dafür gibt es zwei Wege — und die Wahl hängt davon ab, ob Ihr Mieter bereit ist, sich ein Konto anzulegen.
Weg 1: Einladung per E-Mail
In der Mietverhältnis-Liste steht neben jedem Mieter ein Einladen-Knopf. Ein Klick, und der Mieter bekommt eine Mail mit einem Link, über den er sich ein Passwort setzt.
Danach hat er ein eigenes Konto. Er meldet sich an, sieht nur seine eigene Wohnung und darf nichts ändern. Neue Abrechnungen erscheinen dort automatisch — Sie müssen nichts weiter tun.
Die Mail kommt nicht von heimvio. Sie kommt vom Anmeldedienst, der die Konten verwaltet. Das erklärt den Absender und das nüchterne Aussehen der Mail. Wenn Ihr Mieter sagt, er habe nichts bekommen: Der Spam-Ordner ist die erste Adresse.
Weg 2: Mieter-Link (ohne Konto, ohne Mail)
Manche Mieter wollen kein weiteres Konto. Für die gibt es einen Mieter-Link: eine Adresse mit einem langen, zufälligen Code darin. Wer den Link hat, sieht die ausgestellte Abrechnung — ohne Anmeldung, ohne Passwort.
Optional vergeben Sie eine PIN dazu. Dann braucht es beides: den Link und die PIN. Sinnvoll, wenn Sie den Link per Messenger schicken, wo er leicht weitergeleitet wird.
Der Link gilt bis zum Ende des Mietverhältnisses und lässt sich jederzeit widerrufen.
Der Code wird nur einmal angezeigt. heimvio speichert ihn nicht im Klartext — es gibt also keine Möglichkeit, ihn später noch einmal nachzuschlagen. Kopieren Sie ihn sofort dorthin, wo Sie ihn brauchen. Verloren heißt: neuen erzeugen.
Welchen Weg nehmen?
| E-Mail-Einladung | Mieter-Link | |
|---|---|---|
| Mieter braucht ein Konto | ja | nein |
| Neue Abrechnungen erscheinen automatisch | ja | ja |
| Funktioniert ohne E-Mail-Adresse | nein | ja |
| Weitergabe an Dritte verhinderbar | ja (Login) | nur eingeschränkt (PIN) |
Faustregel: Einladung ist der saubere Normalfall. Der Link ist die Lösung für Mieter, die sich sperren — besser ein Link als ein PDF-Anhang, der in fünf Postfächern landet.
Was der Mieter sieht
In beiden Fällen dasselbe: die ausgestellte Abrechnung seiner Wohnung, mit allen Positionen und dem Ergebnis. Nicht die Abrechnungen der anderen Wohnungen, nicht Ihre Belege, nicht Ihre Kalkulation. Diese Trennung passiert in der Datenbank, nicht in der Anzeige — sie lässt sich nicht durch Herumprobieren an der Adresszeile umgehen.