Von Belegen zur Nebenkostenabrechnung
Wie aus einer Rechnung eine Position auf der Abrechnung wird — Kostenart, Verteilerschlüssel und die drei fachlichen Sonderfälle.
Zwischen der Rechnung des Heizöllieferanten und der Zeile auf der Abrechnung Ihres Mieters liegen ein paar Entscheidungen. heimvio trifft die meisten für Sie — aber Sie sollten wissen, welche.
Die Kette
Beleg erfassen → Kostenart wählen → Verteilerschlüssel → Zeitraum → Position je Wohnung.
Der einzige Schritt, an dem Sie wirklich nachdenken müssen, ist die Kostenart.
Die Kostenart entscheidet fast alles
Wenn Sie einen Beleg erfassen, wählen Sie eine Kostenart: Abfall, Wasser, Grundsteuer, Versicherung, Betrieb allgemein, Verwaltung, Reparatur, Brennstoff, Wärmequelle, Tarif, Sonstiges.
Diese eine Auswahl setzt im Hintergrund gleich mehrere Dinge:
- wie umgelegt wird (der Verteilerschlüssel),
- ob überhaupt umgelegt werden darf — Verwaltungskosten und Reparaturen sind nicht umlagefähig, das erledigt heimvio, ohne dass Sie es sich merken müssen,
- wo der Betrag in der Anlage V landet (Werbungskosten-Kategorie),
- ob ein Lohnanteil nach § 35a abziehbar ist (haushaltsnahe Dienstleistungen, Handwerkerleistungen).
Sie können den vorgeschlagenen Schlüssel jederzeit überstimmen. Aber der Vorschlag ist in neun von zehn Fällen richtig — und er ist der Grund, warum Sie sich das Umlagerecht nicht selbst aneignen müssen.
Die Verteilerschlüssel
| Schlüssel | Verteilt nach | Typisch für |
|---|---|---|
| Fläche | Quadratmeter Wohnfläche | Grundsteuer, Versicherung, Hausreinigung |
| Personen | Personentagen im Zeitraum | Müllabfuhr, Wasser (ohne Zähler) |
| Verbrauch | gemessenen Zählerständen | Heizung, Warmwasser, Strom |
| je Wohnung | gleichmäßig, unabhängig von Größe | Kabelanschluss, Rauchmelder-Wartung |
| nicht umlagefähig | gar nicht — bleibt bei Ihnen | Verwaltung, Instandhaltung |
„Personentage” statt „Personen”: Zieht jemand im Juli ein, zahlt er die Müllabfuhr nur ab Juli. heimvio rechnet das taggenau, ohne dass Sie den Bruchteil ausrechnen.
Drei fachliche Sonderfälle
Hier steckt die Arbeit, die Excel-Tabellen typischerweise falsch machen.
Grundkosten und Verbrauchskosten (§ 7, § 8 HeizkostenV)
Heizkosten werden nicht vollständig nach Verbrauch verteilt. Ein Teil — üblicherweise 30 %, in älteren Gebäuden bis 50 % — wird als Grundkosten nach Fläche umgelegt. Der Rest nach gemessenem Verbrauch.
Das ist Absicht des Gesetzgebers: Eine Wohnung im Erdgeschoss zwischen zwei beheizten Nachbarn braucht weniger Energie als die Dachwohnung, ohne dass ihr Bewohner sparsamer wäre. Der Grundkostenanteil gleicht diese Lageunterschiede aus.
heimvio kennt die Regel und wendet sie an. Das Baujahr entscheidet mit, welcher Anteil zulässig ist.
Warmwasser abgrenzen (§ 9 HeizkostenV)
Wenn dieselbe Heizung sowohl heizt als auch Warmwasser bereitet, muss die Energie aufgeteilt werden — sonst zahlt der, der viel duscht, über die Heizkosten mit.
Die Abgrenzung erfolgt über die Wassermenge und ihre Temperatur: Wie viel Energie war nötig, um dieses Volumen von Kaltwasser auf Warmwassertemperatur zu bringen? Der Rest ist Heizung. Bei einer Wärmepumpe wird zusätzlich berücksichtigt, dass sie Warmwasser weniger effizient erzeugt als Heizwärme.
CO₂-Kosten teilen (CO2KostAufG)
Seit 2023 zahlen Sie als Vermieter einen Teil des CO₂-Preises selbst. Wie viel, hängt davon ab, wie schlecht Ihr Gebäude gedämmt ist: Bei einem sehr sparsamen Haus tragen Sie nichts, bei einem sehr schlechten bis zu 95 %.
Die Logik dahinter: Der Mieter kann die Dämmung nicht verbessern — Sie schon. Also trägt der das CO₂-Risiko, der es beeinflussen kann.
heimvio stuft Ihr Gebäude anhand seines CO₂-Ausstoßes pro Quadratmeter ein und zieht Ihren Anteil als eigene Zeile von den umlagefähigen Kosten ab. Sie sehen ihn auf der Abrechnung — und der Mieter auch.
Und dann?
Sind alle Belege erfasst und alle Zählerstände da, geht es an das Abrechnungsjahr.