Das Abrechnungsjahr

Vorbereiten, berichten, ausstellen, abschließen — eine Einbahnstraße, und warum das gut so ist.

Die Jahresabrechnung ist kein Knopf, den man drückt. Sie ist ein Ablauf mit vier Stationen, und jede sperrt ein Stück mehr fest.

1. Vorbereiten

Bevor Sie überhaupt eine Abrechnung anlegen können, prüft heimvio Ihre Daten selbst. Die Vorbereitungs-Checkliste stellt Fragen wie:

• Ist für jede Messstelle ein Zählerstand da — am Anfang und am Ende des Zeitraums?
• Fehlt eine Kostenart, die es sonst jedes Jahr gab?
• Liegt ein Beleg außerhalb des Abrechnungszeitraums?
• Hat eine Wohnung keine Fläche, obwohl nach Fläche verteilt werden soll?

Befunde haben drei Stufen: Fehler (rot), Warnung (gelb), Hinweis (grau). Solange rote oder gelbe Befunde offen sind, ist „Neuer Bericht” gesperrt.

Das nervt beim ersten Mal. Es ist trotzdem richtig: Eine Abrechnung, die auf einem fehlenden Zählerstand beruht, fällt Ihnen erst auf, wenn der Mieter widerspricht — und dann haben Sie sie bereits verschickt.

2. Berichten

Ein Bericht ist ein Abrechnungszeitraum für eine Wohnung. Sie legen ihn an, heimvio rechnet live und zeigt Ihnen jede Position: welche Kosten, welcher Schlüssel, welche Menge, welcher Anteil.

Hier ist noch alles beweglich. Fällt Ihnen auf, dass ein Beleg fehlt — erfassen Sie ihn, der Bericht rechnet neu. Nichts ist festgeschrieben.

3. Ausstellen

Sind Sie zufrieden, stellen Sie die Abrechnung aus. Damit wird sie eingefroren: ein Dokument, das sich nicht mehr ändert, auch wenn Sie hinterher noch einen Beleg nachtragen.

Ab diesem Moment sieht der Mieter sie — im Portal oder über seinen Link.

Das Einfrieren ist der Punkt, an dem viele zögern. Es ist aber genau der Zweck: Eine Abrechnung, die sich nachträglich verändert, ist als Rechtsdokument wertlos. Was der Mieter bekommen hat, muss das sein, was Sie später auch noch vorlegen können.

4. Anlage V und Jahresabschluss

Parallel entsteht die Anlage V — die Ausfüllhilfe für Ihre Steuererklärung. Ein Gebäude, eine Anlage V: Einnahmen, Werbungskosten je Zeile, Überschuss oder Verlust.

Wenn alle Wohnungen abgerechnet und die Anlage V fertig ist, wird „Jahr abschließen” aktiv. Der Abschluss sperrt alle Quelldaten des Jahres in der Datenbank: Belege, Zählerstände, Mietverhältnisse. Nichts davon lässt sich danach noch ändern.

Wiederöffnen geht — aber nur mit einer Begründung, die protokolliert wird.

Warum diese Einbahnstraße?

Weil eine Nebenkostenabrechnung ein Rechtsdokument ist und kein Arbeitsstand.

Wenn ein Mieter in zwei Jahren widerspricht, müssen Sie belegen können, worauf die Abrechnung beruhte. Das geht nur, wenn die Datenlage von damals noch existiert — und nicht von einer Korrektur überschrieben wurde, die Sie längst vergessen haben.

Jede Station kostet Sie ein bisschen Beweglichkeit und gibt Ihnen dafür Nachweisbarkeit zurück. In dieser Reihenfolge, weil man Nachweisbarkeit nicht nachträglich herstellen kann.